УЛЫБКА СКВОЗЬ СЛЕЗЫ. КАКИМ ПОТОМ И КРОВЬЮ ДАЮТСЯ САМЫЕ ГРОМКИЕ КОНФЕРЕНЦИИ УКРАИНЫ? - ИСПОВЕДЬ HEAD OF AFFHUB, САШИ КОЗЛОВОЙ

Редактор ШОССЕ: Саша, как всем известно, создает самые топовые ивенты афилейт-индустрии украинского сегмента. Спорить с этим трудно, и, будем откровенны, бессмысленно. Так что, разумеется, ивент за ивентом - только-только дотлевает пепел "Поджога", как уже активно готовится "Племя" - времени у Саши мало. Но за это (и не только) мы ее и любим - даже в такие моменты она никогда не откажет и всегда найдет время.

Совместными с Сашей усилиями, мы попытались сделать материал о том, что для организаторов конфа - это не прийти на все готовое. За каждым мероприятием от посетителей профессионально скрыты бессонные ночи и нервные клетки, потраченные на поиск и реализацию оптимальных решений, чтобы удовлетворить каждого, даже самого требовательного.

Я лично хотел бы призвать представителей аффилейт-комьюнити, прочитав это интервью, хотя бы раз задуматься, через какие трудности приходится иногда пройти, чтобы создать качественную, достойную и трастовую платформу для нашего с вами нетворкинга.

HWYD: Расскажи о себе. Из какой ты семьи? Кто твои родители? В каком городе ты родилась? Опиши несколько самых ярких воспоминаний из детства.

Саша: Я родилась в Киеве, в простой семье с трудолюбивыми родителями. Моя мама работала в торговой сфере заместителем директора крупного торгового центра, к сожалению, она очень рано ушла из жизни. Папа работал в мебельной индустрии. Киев для меня - не просто место рождения, а лучший город на земле, к которому я чувствую особую привязанность и любовь.

Детство мое было полно энергии и активности. Я была настоящей непоседой - обожала лазить по деревьям и часто возвращалась домой с поцарапанными коленями. Особенно запомнилось, как я постоянно находила бездомных животных и приносила их домой, чтобы накормить и вылечить. Родители, конечно, были "в восторге" от таких сюрпризов!

Показательно, что предпринимательский дух проявился у меня очень рано - свои первые деньги я заработала уже в 6 лет! У меня была собственная маленькая торговая точка на рынке, где я продавала овощи и фрукты от бабушки. Это был мой первый опыт самостоятельности и ответственности.

В 17 лет я получила свою первую серьезную работу в международной компании. Это был довольно интенсивный период - я работала целый день, а вечером бежала на пары в университет. Несмотря на такой напряженный график, за пять лет я получила два диплома в КНЭУ - бакалавра и магистра по международной экономике и менеджменту.

Эта комбинация раннего опыта работы, упорного обучения и природной активности заложила прочный фундамент для моего дальнейшего профессионального пути и сформировала мой характер - энергичный, целеустремленный и способный преодолевать трудности.

HWYD: Как ты попала в сферу? Какое первое впечатление о сфере и твоих непосредственных задачах у тебя сложилось?

Саша: В сферу я попала совершенно случайно. В то время я находилась в поисках работы, которая бы совмещала две важные для меня составляющие - организацию мероприятий и возможность активно использовать английский язык. Судьба сложилась так, что одна криптовалютная компания предложила мне возглавить их отдел по связям с общественностью и организации мероприятий, несмотря на то, что я не имела предыдущего опыта в этой конкретной области.

Мои начальные обязанности были довольно разнообразными и увлекательными. Я отвечала за:

• Организацию и застройку выставочных стендов
• Координацию выездов команды на международные выставки
• Управление PR-стратегией компании

Уже с первых дней работы меня пленила динамичность этой отрасли. Каждый день был насыщен новыми задачами и вызовами, которые требовали быстрых решений и креативного подхода. Особенно меня поразили:

• Разнообразие заданий, которые никогда не позволяли застаиваться и скучать
• Мощные возможности для нетворкинга с интересными людьми со всего мира
• Перспективы профессионального и личного роста, которые открывались передо мной

Эта сфера будто была создана для моего энергичного характера и стремления к постоянному развитию. Хотя начало было случайным, я быстро почувствовала, что нашла свое место, где могу реализовать свой потенциал и получать удовольствие от работы.

HWYD: Как попала именно в AFFHUB?

Саша: Мое знакомство с AFFHUB произошло благодаря профессиональным связям - я была знакома с предыдущим руководителем проекта. В период, когда я активно искала новые карьерные возможности, я случайно заметила открытую вакансию в компании.

Увидев объявление о вакансии, я сразу решила действовать и написала, чтобы узнать больше деталей. Получив совет попробовать свои силы, я не колебалась ни минуты - отправила свое резюме на рассмотрение.

Процесс отбора оказался для меня достаточно быстрым и успешным. Я прошла все этапы собеседования без особых сложностей, что, видимо, свидетельствовало о хорошем совпадении моих навыков и опыта с требованиями компании. Иногда лучшие карьерные повороты начинаются с простого решения попробовать что-то новое.

HWYD: Как подбирала персонал? Какой первый ивент именно от AFFHUB на твои плечи?

Саша: При подборе команды я сосредотачиваюсь на софт скиллах - ищу доброжелательных, честных и открытых людей. Токсичным личностям в AFFHUB места нет. Хоть пришлось провести много собеседований, зато сейчас в проекте работают настоящие звездочки, которыми я очень горжусь!

Моим первым заходом в AFFHUB стал онлайн-формат - новогодний стрим с нашего YouTube-канала "Кухня твоего трафика". Это был важный опыт, который помог мне войти в роль руководителя и лучше понять специфику проекта.

HWYD: Крайний Поджог - сколько собрали людей? Стендов?

Саша: Нам удалось достичь впечатляющих результатов: 2034 гостей посетили мероприятие, было организовано 30 стендов и различных зон с интерактивными активностями для участников.

HWYD: Какие реально самые тяжелые кейсы были при подготовке этой конференции?

Саша: Наиболее сложной задачей стала организация принципиально нового формата - AFFHUB Mastermind. Это был настоящий вызов для всей нашей команды, ведь нужно было:

• Организовать 10 столов по разным вертикалям
• Собрать 43 эксперта отрасли в одном месте
• Обеспечить эффективное наполнение каждого стола соответствующими участниками

Несмотря на сложность, мы успешно справились с этой задачей, и этот новый формат действительно откликнулся нашей аудитории.

HWYD: А вообще, за всю твою практику, каким был самый жесткий кейс при подготовке и как пофиксили?

Саша: На самом деле, жестких кейсов с масштабными проблемами в нашей практике не было, и это не случайно - мы уделяем чрезвычайное внимание детальному планированию каждого события. Наш успех базируется на тщательной подготовке и предвидении возможных вызовов.

Несколько примеров ситуаций, которые мы решали, приведу, но их трудно назвать сложными кейсами, поскольку, опять же, мы тщательно подходим к планированию и подготовке:

1. Срочно за 12 часов найти и установить тепловую штору, поскольку надо было сохранить тепло в помещении при открытых дверях, а погодные условия намекали, что будет прохладно.
2. Для обеспечения тепла в помещении площадью 15 000 м² мы разработали специальную систему, учитывая, что ни один генератор не смог бы потянуть централизованное отопление. Продумали механику сохранения тепла даже в случае аварийного отключения электроэнергии.
3. Решить и согласовать, как подвесить к потолку 1,5 т с учетом нагрузки на балки и учета всех норм безопасности по нагрузке на потолок. Мы прошли все круги ада и всех главных и супер мега главных инженеров-проектировщиков, чтобы решить этот вопрос.
4. Вместить на 450 квадратах 20+ стендов!!!, оставить места для проходов 1,5-2 м - мы долго играли в этот пазл и мерили без преувеличений каждый сантиметр. Также в рамках этого же зала задачей со звездочкой было спланировать монтажи/двери/ и очередность заезда таким образом, чтобы все застроить вовремя и застройщики критически не мешали друг другу.

Ну и еще очень много мелочей, которые нельзя сказать, что и критичны - но без внимания их оставлять 100% было невозможно.

HWYD: С какими службами обычно труднее всего коммуницировать в процессе подготовки и почему?

Саша: В процессе подготовки мероприятий мы сотрудничаем со многими службами и подрядчиками, и каждый имеет свою специфику. Сложно выделить какую-то конкретную категорию как самую сложную - ключ к успеху заключается в том, чтобы находить индивидуальный подход и правильный формат коммуникации с каждым партнером.

Мы всегда придерживаемся конструктивного диалога вместо ссор или ультимативных требований. Это позволяет нам быстро находить взаимовыгодные условия сотрудничества с кем-либо.

Если все же выделять наиболее специфическую категорию, то это государственные службы и учреждения - коммуникация с ними обычно требует больше времени из-за бюрократических процедур. Но мы воспринимаем это как часть рабочего процесса и находим общий язык даже в таких ситуациях.

HWYD: Приходилось ли хотя бы раз обращаться во время конференции к сотрудникам скорой, пожарным и т.д. Если да, расскажи подробнее, пожалуйста.

Саша: На всех наших мероприятиях всегда присутствуют медицинские представители, к которым участники могут обратиться при необходимости. Мы понимаем, что непредвиденные ситуации могут возникнуть в любой момент - кто-то может внезапно почувствовать ухудшение состояния здоровья или нуждаться в неотложной помощи. Что касается пожарной безопасности, мы строго придерживаемся всех установленных норм. На каждой нашей конференции дежурят пожарные, хотя, к счастью, их услуги нам ни разу не понадобились в чрезвычайных ситуациях. Это стандартная часть нашего протокола безопасности, которая обеспечивает спокойствие как для нас - организаторов, так и для всех гостей мероприятия.

HWYD: Бывало ли такое, что что-то пошло не так уже непосредственно в процессе конференции? Приведи, пожалуйста, примеры и как фиксили?

Саша: У нашей ивент-команды, конечно, случались определенные сложности на мероприятиях раньше, но это было очень давно и еще до моей работы в проекте AFFHUB, чему мы несказанно рады. Сейчас у нас есть команда опытных ивент-профессионалов, поэтому серьезных проблем практически не возникает. Все, что случается - это мелочи, которые легко решаются:

• Опоздал спикер - выпускаем следующего
• Полетели шрифты в презентации - исправляем во время проверки
• Сели батарейки в микрофоне - сразу даем новый
• Не работает гарнитура - меняем на запасную

Такие моменты мы даже не считаем особыми проблемами. Организационных нюансов множество, но они не стоят называться серьезными неполадками - это просто рабочие моменты, к которым профессиональная команда всегда готова.

HWYD: Как справляетесь с коммуникацией с участниками/гостями, чтобы никто не остался неуслышанным?

Саша: Честно говоря, я не воспринимаю общение с нашими гостями и участниками как нечто, с чем нужно "справляться". Мы всегда открыты к обратной связи и очень серьезно относимся к любым предложениям по улучшению нашей работы. Конечно, иногда мы не можем реализовать определенные пожелания по объективным причинам, и обидно, что некоторые люди не всегда пытаются понять наши ограничения.

HWYD: Насколько наглеют люди/компании во время общения? О чем просят, чего требуют?

Саша: Все мы разные, и должен признать, что некоторые лица и компании действительно пересекают черту в своих требованиях. Самые распространенные запросы:

• Бесплатные билеты "за красивые глаза"
• Скидки на стенды без объективных причин
• Мы бы с радостью предоставляли больше бесплатных возможностей, однако мало кто учитывает реальную экономику наших мероприятий. На конференциях мы обеспечиваем полный комплекс услуг - от базового входа, воды и интерактивных зон до питания, коктейлей и кальянов. В среднем себестоимость пребывания одного гостя на нашей конференции превышает $100, и это только прямые расходы.

Поэтому мы вынуждены балансировать между желанием удовлетворить все запросы и необходимостью сохранять экономическую целесообразность наших мероприятий.

HWYD: Есть ли гости/компании, которым запрещено посещать ваши мероприятия и почему? Или по крайней мере нежелательные гости.

Саша: Да, у нас есть категория лиц, которым запрещено посещать наши мероприятия - это гости или компании, которые поддерживают страну-агрессора. Мы считаем неприемлемым предоставлять платформу для тех, кто поддерживает агрессию против Украины. Для нас это вопрос не только бизнеса, но и морального выбора и социальной ответственности.

HWYD: Насколько важен для вас фидбек гостей/участников? Как реагируете на критику?

Саша: Мы действительно очень серьезно относимся к каждому полученному фидбеку. Кроме того, постоянно проводим внутреннюю рефлексию, пытаясь объективно оценить результаты нашей работы. Для нас очень важно слышать, как мы можем усовершенствовать наши мероприятия и проект в целом. Мы всегда в поиске инновационных решений и с радостью внедряем их в наши проекты. Именно благодаря отзывам участников и партнеров мы можем находить новые подходы и делать наши мероприятия еще лучше. Что касается критики - мы открыты к ней и даже приветствуем ее, но ценим прежде всего конструктивные замечания, которые имеют под собой реальное основание. Наша команда всегда готова выслушать разные мнения и учитывать их в дальнейшей работе, ведь мы стремимся создавать мероприятия, которые максимально соответствуют потребностям и ожиданиям нашего сообщества.

HWYD: Сколько людей (без подрядчиков) именно из AFFHUB работают над подготовкой к конференции?

Саша: Над подготовкой каждой конференции работает внутренняя команда AFFHUB, которая состоит из 10 человек.
Эта компактная команда эффективно координирует все аспекты мероприятий: от разработки концепции до управления логистикой и работы с участниками. Благодаря профессионализму и четкому распределению обязанностей, нам удается организовывать масштабные события даже с небольшим составом собственных сотрудников, привлекая подрядчиков только для специализированных задач.

HWYD: А сколько всего вместе с подрядчиками?

Саша: Общая численность команды, включая всех подрядчиков, которые работают над нашими конференциями, составляет до 25 человек. Точное количество зависит от масштаба и сложности конкретного мероприятия. Для более простых ивентов команда может быть меньше, тогда как более сложные проекты требуют привлечения дополнительных специалистов в различных сферах.

HWYD: Какие дальнейшие планы твои лично и AFFHUB в частности? Слышал, в планах международные проекты? Поделись, пожалуйста, чего ждать комьюнити.

Саша: Должна признать, у меня настолько насыщенный рабочий график, что не всегда удается уделить достаточно внимания личным планам. Однако сейчас я действительно намерен больше путешествовать, находить время для отдыха и посещать больше международных мероприятий индустрии. Это важно не только для личного развития, но и для генерирования новых идей для AFFHUB.

Как ты правильно подметил, мы активно работаем над международной экспансией! Вскоре анонсируем нашу конференцию в Варшаве. Это будет масштабное мероприятие, к которому наша команда уже тщательно готовится.