УСМІШКА КРІЗЬ СЛЬОЗИ. ЯКИМ ПОТОМ ТА КРОВ'Ю ДАЮТЬСЯ НАЙГУЧНІШІ КОНФЕРЕНЦІЇ УКРАЇНИ? - СПОВІДЬ HEAD OF AFFHUB, САШІ КОЗЛОВОЇ

Редактор HWYD: Саша, як усім відомо, створює найтоповіші івенти афілейт-індустрії українського сегменту. Сперечатися з цим важко, і, будемо відверті, безглуздо. Тож, зрозуміло, івент за івентом – тільки-но дотліває попіл “Підпалу”, як уже активно готується “Плем’я” – часу у Саші обмаль. Та за це (і не тільки) ми її і любимо – навіть у такі моменти вона ніколи не відмовить і завжди знайде час.

Спільними з Сашею зусиллями, ми спробували зробити матеріал про те, що для організаторів конфа – це не прийти на все готовеньке. За кожним заходом від відвідувачів професійно приховано безсонні ночі та нервові клітини, витрачені на пошук та реалізацію оптимальних рішень, аби вдовольнити кожного, навіть найвибагливішого.

Я особисто хотів би закликати представників афілейт-ком’юніті, прочитавши це інтерв’ю, бодай раз замислитися, через які труднощі доводиться подекуди пройти, аби створити якісну, достойну та трастову платформу для нашого з вами нетворкінгу.

HWYD: Розкажи про себе. З якої ти родини? Хто твої батьки? В якому місті ти народилася? Опиши декілька найяскравіших спогадів із дитинства.

Саша: Я народилася в Києві, у простій родині з працьовитими батьками. Моя мама працювала в торгівельній сфері заступником директора великого торгового центру, на жаль, вона дуже рано пішла з життя. Тато працював у меблевій індустрії. Київ для мене — не просто місце народження, а найкраще місто на землі, до якого я відчуваю особливу прив’язаність і любов.

Дитинство моє було сповнене енергії та активності. Я була справжньою непосидою — обожнювала лазити по деревах і часто поверталася додому з подряпаними колінами. Особливо запам’яталося, як я постійно знаходила безпритульних тваринок і приносила їх додому, щоб нагодувати та вилікувати. Батьки, звісно, були “у захваті” від таких сюрпризів!

Показово, що підприємницький дух проявився у мене дуже рано — свої перші гроші я заробила вже у 6 років! У мене була власна маленька торгова точка на ринку, де я продавала овочі та фрукти від бабусі. Це був мій перший досвід самостійності та відповідальності.

У 17 років я отримала свою першу серйозну роботу в міжнародній компанії. Це був досить інтенсивний період — я працювала цілий день, а ввечері бігла на пари в університет. Попри такий напружений графік, за п’ять років я здобула два дипломи в КНЕУ — бакалавра та магістра з міжнародної економіки і менеджменту.

Ця комбінація раннього досвіду роботи, наполегливого навчання та природної активності заклала міцний фундамент для мого подальшого професійного шляху і сформувала мій характер — енергійний, цілеспрямований і здатний долати труднощі.

HWYD: Як ти потрапила у сферу? Яке перше враження про сферу та твої безпосередні задачі в тебе склалося?

Саша: У сферу я потрапила абсолютно випадково. На той час я перебувала в пошуках роботи, яка б поєднувала дві важливі для мене складові — організацію заходів та можливість активно використовувати англійську мову. Доля склалася так, що одна криптовалютна компанія запропонувала мені очолити їхній відділ зв’язків з громадськістю та організації заходів, незважаючи на те, що я не мала попереднього досвіду в цій конкретній галузі.

Мої початкові обов’язки були досить різноманітними та захоплюючими. Я відповідала за:

• Організацію та забудову виставкових стендів
• Координацію виїздів команди на міжнародні виставки
• Управління PR-стратегією компанії

Вже з перших днів роботи мене полонила динамічність цієї галузі. Кожен день був насичений новими завданнями та викликами, які вимагали швидких рішень та креативного підходу. Особливо мене вразили:

• Різноманітність завдань, які ніколи не дозволяли застоюватись і нудьгувати
• Потужні можливості для нетворкінгу з цікавими людьми з усього світу
• Перспективи професійного та особистого зростання, які відкривались переді мною

Ця сфера ніби була створена для мого енергійного характеру та прагнення постійного розвитку. Хоча початок був випадковим, я швидко відчула, що знайшла своє місце, де можу реалізувати свій потенціал та отримувати задоволення від роботи.

HWYD: Як потрапила саме до AFFHUB?

Саша: Моє знайомство з AFFHUB відбулося завдяки професійним зв’язкам — я була знайома з попереднім керівником проєкту. У період, коли я активно шукала нові кар’єрні можливості, я випадково помітила відкриту вакансію в компанії.

Побачивши оголошення про вакансію, я одразу вирішила діяти і написала, щоб дізнатися більше деталей. Отримавши пораду спробувати свої сили, я не вагалася ні хвилини — відправила своє резюме на розгляд.

Процес відбору виявився для мене досить швидким та успішним. Я пройшла всі етапи співбесіди без особливих складнощів, що, мабуть, свідчило про хороший збіг моїх навичок та досвіду з вимогами компанії. Іноді найкращі кар’єрні повороти починаються з простого рішення спробувати щось нове.

HWYD: Як підбирала персонал? Який перший івент саме від AFFHUB припав на твої плечі?

Саша: При підборі команди я зосереджуюсь на софт скілах — шукаю доброзичливих, чесних і відкритих людей. Токсичним особистостям у AFFHUB місця немає. Хоч довелося провести багато співбесід, зате зараз у проєкті працюють справжні зірочки, якими я дуже пишаюся!

Моїм першим заходом в AFFHUB став онлайн-формат — новорічний стрім з нашого YouTube-каналу “Кухня твого трафіку”. Це був важливий досвід, який допоміг мені увійти в роль керівника та краще зрозуміти специфіку проєкту.

HWYD: Крайній Підпал – скільки зібрали людей? Стендів?

Саша: Нам вдалося досягти вражаючих результатів: 2034 гостей відвідали захід, було організовано 30 стендів і різноманітних зон із інтерактивними активностями для учасників.

HWYD: Які реально найважчі кейси були при підготовці цієї конференції?

Саша: Найбільш складним завданням стала організація принципово нового формату – AFFHUB Mastermind. Це був справжній виклик для всієї нашої команди, адже потрібно було:

• Організувати 10 столів за різними вертикалями
• Зібрати 43 експерти галузі в одному місці
• Забезпечити ефективне наповнення кожного столу відповідними учасниками

Незважаючи на складність, ми успішно впоралися з цим завданням, і цей новий формат дійсно відгукнувся нашій аудиторії.

HWYD: А взагалі, за усю твою практику, яким був найжорсткіший кейс при підготовці і як пофіксили?

Саша: Насправді, жорстких кейсів із масштабними проблемами в нашій практиці не було, і це невипадково – ми приділяємо надзвичайну увагу детальному плануванню кожної події. Наш успіх базується на ретельній підготовці та передбаченні можливих викликів.

Декілька прикладів ситуацій, котрі ми вирішували, наведу, але їх важко назвати складними кейсами, оскільки, знов таки, ми ретельно підходимо до планування та підготовки:

1. Терміново за 12 годин знайти та встановити теплову штору, оскільки треба було зберегти тепло в приміщенні при відчинених дверях, а погодніі умови натякали, що буде прохолодно.
2. Для забезпечення тепла в приміщенні площею 15 000 м² ми розробили спеціальну систему, враховуючи, що жоден генератор не зміг би потягнути централізоване опалення. Продумали механіку збереження тепла навіть у разі аварійного вимкнення електроенергії.
3. Вирішити та погодити, як підвісити до стелі 1,5 т з урахуванням навантаження на балки та врахування всіх безпекових норм по навантаженню на стелю. Ми пройшли всі кола пекла та всіх головних і супер мега головних інженерів-проектувальників, щоб вирішити це питання.
4. Вмістити на 450 квадратах 20+ стендів!!, залишити місця для проходів 1,5-2 м – ми довго грались у цей пазл та міряли без перебільшень кожен сантиметр. Також у рамках цієї ж зали завданням із зірочкою було спланувати монтажі/двері/ та черговість заїзду таким чином, аби все забудувати вчасно і забудовники критично не заважали один одному.

Ну і ще дуже багато дрібниць, котрі не можна сказати, що й критичні – але без уваги їх залишати 100% було неможливо.

HWYD: З якими службами зазвичай найважче комунікувати у процесі підготовки і чому?

Саша: У процесі підготовки заходів ми співпрацюємо з багатьма службами та підрядниками, і кожен має свою специфіку. Складно виділити якусь конкретну категорію як найскладнішу — ключ до успіху полягає в тому, щоб знаходити індивідуальний підхід та правильний формат комунікації з кожним партнером.

Ми завжди дотримуємося конструктивного діалогу замість сварок чи ультимативних вимог. Це дозволяє нам швидко знаходити взаємовигідні умови співпраці з будь-ким.

Якщо все ж таки виділяти найбільш специфічну категорію, то це державні служби та установи — комунікація з ними зазвичай потребує більше часу через бюрократичні процедури. Але ми сприймаємо це як частину робочого процесу і знаходимо спільну мову навіть у таких ситуаціях.

HWYD: Чи доводилося бодай раз звертатися під час конференції до співробітників швидкої, пожежників тощо? Якщо так, розкажи детальніше, будь ласка.

Саша: На всіх наших заходах завжди присутні медичні представники, до яких учасники можуть звернутися за необхідності. Ми розуміємо, що непередбачувані ситуації можуть виникнути в будь-який момент – хтось може раптово відчути погіршення стану здоров’я чи потребувати невідкладної допомоги. Щодо пожежної безпеки, ми суворо дотримуємося всіх встановлених норм. На кожній нашій конференції чергують пожежники, хоча, на щастя, їхні послуги нам жодного разу не знадобились у надзвичайних ситуаціях. Це стандартна частина нашого протоколу безпеки, яка забезпечує спокій як для нас – організаторів, так і для всіх гостей заходу.

HWYD: Чи бувало таке, що щось пішло не так уже безпосередньо в процесі конференції? Наведи, будь ласка, приклади і як фіксили?

Саша: У нашої івент-команди, звісно, траплялися певні складнощі на заходах раніше, але це було дуже давно і ще до моєї роботи в проєкті AFFHUB, чому ми несказанно раді. Зараз ми маємо команду досвідчених івент-професіоналів, тому серйозних проблем практично не виникає. Усе, що трапляється — це дрібниці, які легко вирішуються:

• Запізнився спікер – випускаємо наступного
• Полетіли шрифти в презентації – виправляємо під час перевірки
• Сіли батарейки в мікрофоні – одразу даємо новий
• Не працює гарнітура – міняємо на запасну

Такі моменти ми навіть не вважаємо особливими проблемами. Організаційних нюансів безліч, але вони не варті називатися серйозними неполадками – це просто робочі моменти, до яких професійна команда завжди готова.

HWYD: Як справляєтесь із комунікацією з учасниками/гостями, аби ніхто не залишився непочутим?

Саша: Чесно кажучи, я не сприймаю спілкування з нашими гостями та учасниками як щось, з чим потрібно “справлятися”. Ми завжди відкриті до зворотного зв’язку і дуже серйозно ставимося до будь-яких пропозицій щодо покращення нашої роботи. Звісно, іноді ми не можемо реалізувати певні побажання через об’єктивні причини, і прикро, що деякі люди не завжди намагаються зрозуміти наші обмеження.

HWYD: Наскільки нагліють люди/компанії під час спілкування? Про що просять, чого вимагають?

Саша: Всі ми різні, і мушу визнати, що деякі особи та компанії дійсно перетинають межу в своїх вимогах. Найпоширеніші запити:

• Безкоштовні квитки “за гарні очі”
• Знижки на стенди без об’єктивних причин
• Ми б із радістю надавали більше безкоштовних можливостей, однак мало хто враховує реальну економіку наших заходів. На конференціях ми забезпечуємо повний комплекс послуг – від базового входу, води та інтерактивних зон до харчування, коктейлів і кальянів. У середньому собівартість перебування одного гостя на нашій конференції перевищує $100, і це лише прямі витрати.

Тому ми змушені балансувати між бажанням задовольнити всі запити та необхідністю зберігати економічну доцільність наших заходів.

HWYD: Чи є гості/компанії, яким заборонено відвідувати ваші заходи і чому? Або принаймні небажані гості.

Саша: Так, у нас є категорія осіб, яким заборонено відвідувати наші заходи – це гості чи компанії, які підтримують країну-агресора. Ми вважаємо неприйнятним надавати платформу для тих, хто підтримує агресію проти України. Для нас це питання не лише бізнесу, але й морального вибору та соціальної відповідальності.

HWYD: Наскільки важливий для вас фідбек гостей/учасників? Як реагуєте на критику?

Саша: Ми справді надзвичайно серйозно ставимося до кожного отриманого фідбеку. Окрім того, постійно проводимо внутрішню рефлексію, намагаючись об’єктивно оцінити результати нашої роботи. Для нас дуже важливо чути, як ми можемо вдосконалити наші заходи та проєкт загалом. Ми завжди в пошуку інноваційних рішень і з радістю впроваджуємо їх у наші проєкти. Саме завдяки відгукам учасників та партнерів ми можемо знаходити нові підходи та робити наші заходи ще кращими. Щодо критики — ми відкриті до неї і навіть вітаємо її, але цінуємо насамперед конструктивні зауваження, які мають під собою реальне підґрунтя. Наша команда завжди готова вислухати різні думки та враховувати їх у подальшій роботі, адже ми прагнемо створювати заходи, які максимально відповідають потребам і очікуванням нашої спільноти.

HWYD: Скільки людей (без підрядників) саме з AFFHUB працюють над підготовкою до конференції?

Саша: Над підготовкою кожної конференції працює внутрішня команда AFFHUB, яка складається з 10 осіб.
Ця компактна команда ефективно координує всі аспекти заходів: від розробки концепції до управління логістикою та роботи з учасниками. Завдяки професіоналізму та чіткому розподілу обов’язків, нам вдається організовувати масштабні події навіть з невеликим складом власних працівників, залучаючи підрядників лише для спеціалізованих завдань.

HWYD: А скільки всього разом із підрядниками?

Саша: Загальна чисельність команди, включаючи всіх підрядників, які працюють над нашими конференціями, становить до 25 осіб. Точна кількість залежить від масштабу та складності конкретного заходу. Для більш простих івентів команда може бути меншою, тоді як складніші проєкти вимагають залучення додаткових спеціалістів у різних сферах.

HWYD: Які подальші плани твої особисто і AFFHUB зокрема? Чув, у планах міжнародні проєкти? Поділись, будь ласка, на що чекати комʼюніті.

Саша: Мушу визнати, у мене настільки насичений робочий графік, що не завжди вдається приділити достатньо уваги особистим планам. Однак зараз я дійсно маю намір більше подорожувати, знаходити час для відпочинку та відвідувати більше міжнародних заходів індустрії. Це важливо не лише для особистого розвитку, але й для генерування нових ідей для AFFHUB.

Як ти правильно підмітив, ми активно працюємо над міжнародною експансією! Незабаром анонсуємо нашу конференцію у Варшаві. Це буде масштабний захід, до якого наша команда вже ретельно готується.